SDHO-Vedtekter

§1 Distriktslaget

Distriktslagets navn er Slekt og Data Hordaland og er organisert som et distriktslag av Slekt og Data.

Distriktslaget skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene og være en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer.

Distriktslaget skal benytte samme kommunikasjonsprofil som Slekt og Data.

§2 Formål

Slekt og Data Hordalands formål er å:

·         Skape et lokalt forum for slekts- og personalhistorie hvor databehandling og internett benyttes som hjelpemiddel og spre kunnskap om dette.

·         Stimulere slektsforskning i distriktet.

·         Organisere og koordinere medlemmenes arbeider i forbindelse med dataregistrering av genealogisk kildemateriale, samt å stimulere slikt arbeid.

§3 Medlemskap

Medlemskap i Slekt og Data kan kun tegnes av privatpersoner. Medlemmet blir automatisk tilknyttet Slekt og Data Hordaland basert på medlemmets bostedsadresse.

Innmelding oppnås enten ved: Skriftlig innmelding innlevert/innsendt til Slekt og Data Hordaland eller ved innmelding via web-sidene til Slekt og Data/ Slekt og Data Hordaland. Utmelding skjer skriftlig på samme vis.

Et etablert medlemskap kan strykes dersom kontingenten ikke er betalt ved forfall.

§4 Inntekter

Medlemskontingenten i Slekt og Data kreves inn sentralt. Slekt og Data Hordaland får overført midler basert på antall medlemmer tilknyttet distriktslaget. Reglene for dette fastsettes av landsmøtet i Slekt og Data.

Slekt og Data Hordaland kan ved møter, kursvirksomhet og andre aktiviteter i tråd med distriktslagets formål, skaffe seg ytterligere inntekter.

§5 Styret

Slekt og Data Hordaland ledes av et styre på minst 7 medlemmer. Leder velges av årsmøtet. Det øvrige styre konstituerer seg selv. Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder samt 3 andre styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder dobbeltstemme. Styret holder regelmessige møter. Over styrets forhandlinger skal det føres protokoll. Avskrift av protokollen skal sendes samtlige styremedlemmer.

Styret forplikter foreningen utad ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap.

Styret velger representant til ekstraordinære landsmøter i Slekt og Data.

§6 Årsmøtet

Distriktslagets virksomhet følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes innen 1. mars og kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget med minst 6 ukers varsel. Forslag og saker som medlemmer tilknyttet distriktslaget ønsker behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 4 uker før årsmøtet. Innkalling med dagsorden og møtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 2 uker før berammet årsmøte. Kopi av innkalling og møtedokumenter sendes samtidig til Slekt og Data. Slekt og Data har anledning til å delta med en representant. Representanten har talerett på årsmøtet.

På årsmøtet er styret ansvarlig for at følgende saker fremlegges:

• Godkjenne fremmøtte representanter og registrere fullmakter
• Valg av møteleder og referent
• Styrets beretning om siste års virksomhet
• Regnskap for siste kalenderår med budsjettforslag for inneværende år
• Revisors beretning
• Styrets ansvarsfrihet
• Forslag fra medlemmer innkommet innen fristen
• Eventuelle vedtektsendringer
• Valg

Årsmøtet velger:

• Styrets leder for 1 år
• 3 styremedlemmer for 2 år
• Revisor
• En valgkomite på 2 medlemmer for 1 år
• Representant til landsmøtet i Slekt og Data (i år med landsmøte). Det bør også velges varamann. Ved forfall av de valgte representanter kan styret velge ny representant uten at denne må velges av årsmøtet.

 

Gjenvalg av leder, styremedlemmer og andre tillitsvalgte kan finne sted.

Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for inntil ett og kun ett annet medlem, for øvrig har de fremmøtte medlemmene én stemme hver. Skriftlig fullmakt skal være registrert hos møteleder i forkant av møtet. Styret fungerer som fullmaktskomité.

Medlemmer med utestående kontingent kan ikke stemme.

Referat kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget senest en måned etter årsmøtet, samt sendes Slekt og Data.

Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet Slekt og Data Hordaland skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte.

Dersom distriktslaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i sine egne vedtekter, kan Slekt og Data innkalle til årsmøte.

§7 Lokallag/grupper

Slekt og Data Hordaland kan opprette og oppta som medlemmer etablerte foreninger og lag som lokale lag. Et lokallag er en selvstendig juridisk enhet med eget valgt styre med ansvar for egen økonomi.

Slekt og Data Hordaland kan også opprette lokale grupper som er direkte knyttet til distriktslaget. Disse har ikke eget budsjett, og er ikke en egen juridisk enhet.

Lokallagets og lokalgruppens navn skal som hovedregel være Slekt og Data og geografisk område for lag/gruppe. De skal benytte samme kommunikasjonsprofil som Slekt og Data.

Lokale slektshistorielag som ønsker å slutte seg til Slekt og Data skal gis mulighet til å beholde det opprinnelige navn og logo. Likevel må det tydelig fremgå at laget er tilsluttet Slekt og Data.

Slekt og Data Hordaland vedtar retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av Slekt og Data sitt styre. Styret i Slekt og Data skal godkjenne vedtatte retningslinjer.

Styret i Slekt og Data Hordaland har fullmakt til å utforme nærmere regler for lokallag/grupper.

§8 Økonomisk støtte

Slekt og Data Hordaland som frivillig organisasjon bidrar ikke med økonomisk støtte til generelt
registrerings- og annet frivillig arbeid.

§9 Nøytralitet

Slekt og Data Hordaland er et nøytralt distriktslag når det gjelder valg av programvare (slektsprogram) og maskinvare og har ingen økonomiske interesser hos program- og maskinvareleverandører.

Slekt og Data Hordaland er religiøst- og politisk nøytralt.

Slekt og Data Hordaland er norsk språknøytral.

§10 Vedtektsendringer

Endring av disse vedtekter kan kun besluttes av et årsmøte med 2/3 flertall. Forslagene skal stå i innkallingen til årsmøtet. Før vedtektsendringer trer i kraft, må de godkjennes av styret i Slekt og Data.

§11 Opphør

Slekt og Data Hordaland kan oppløses ved forslag fremlagt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlagt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst ¾ av de fremmøtte medlemmer på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene.

I slike avstemninger godtas ikke fullmakter.

Ved oppløsning av distriktslaget forvalter Slekt og Data eiendelene i samråd med det siste årsmøtet. Testamentariske gaver/donasjoner skal følge testators intensjon.

Ved oppstart av nytt distriktslag innen 5 år skal eiendelene tilbakeføres til dette.