Vedtekter for Slekt og Data Østfold
Organisasjonens formål er å skape møteplasser og tjenester for alle som er interessert i person- og slektshistorie og gjennom dette tilrettelegge for at disse historiene blir funnet, bevart og formidlet. Vi skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for vår identitet og kulturarv.
Vedtekter for Slekt og Data Østfold
Vedtatt på stiftelsesmøtet 21. november 1998.
Revidert 24. mars 2001, 8. mars 2003, 10. mars 2007, 8. mars 2014, 10. mars 2018.
1. Distriktslaget
Distriktslagets navn er Slekt og Data Østfold og det er et distriktslag av Slekt og Data.
Distriktslaget bruker samme profilmal som Slekt og Data.
Distriktslaget skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene, og det skal være en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer.
2. Formål
Organisasjonens formål er nedfelt i Slekt og Datas vedtekter pkt 2.
Distriktslaget skal gi medlemmene i distriktet tilbud og tjenester ved å:
- skape et lokalt forum for slekts- og personhistorie hvor databehandling og Internett brukes som hjelpemiddel.
- spre kunnskap om dette og forøvrig stimulere slektsforskning i sitt område.
- organisere og koordinere medlemmenes arbeid i forbindelse med databehandling av genealogisk kildemateriale samt å stimulere slikt arbeide.
Distriktslaget er nøytralt i forhold til religion og politikk.
Distriktslaget har ingen økonomiske interesser i maskin- eller programvare.
3. Medlemskap
Medlemskap i Slekt og Data kan kun tegnes av privatpersoner. Alle medlemmer i Slekt og Data melder seg inn på nettsiden til www.slektogdata.no. Alle medlemmer blir tilknyttet et valgfritt distriktslag.
4. Kontingent
Medlemskontingenten i Slekt og Data kreves inn sentralt. Distriktslaget får overført midler basert på antall betalende medlemmer tilknyttet distriktslaget. Reglene for dette fastsettes av Slekt og Data sitt landsmøte.
5. Styret
Slekt og Data Østfold ledes av et styre med leder og minst 4 medlemmer:
- Leder
- Nestleder
- Sekretær
- Kasserer
- 2 styremedlemmer
I tillegg kan det velges varamedlemmer.
Leder velges for 1 år av gangen ved særskilt valg. Alle andre valg skjer med en funksjonstid på 2 år. Minst tre styremedlemmer velges ene året, de øvrige styremedlemmer velges det andre året. Gjenvalg kan finne sted.
Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.
Styret skal føre protokoll fra sine møter og sørge for betryggende arkivering av distriktslagets materiale.
6a. Årsmøtet
Distriktslagets virksomhet følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned og kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget med minst 6 ukers varsel. Forslag/saker som medlemmer tilknyttet distriktslaget ønsker behandlet på årsmøtet, må være styret i hende minst 4 uker før årsmøtet. Innkalling med møtedokumenter gjøres kjent for medlemmene minst 2 uker før årsmøtet. Samtidig sendes disse dokumentene til Slekt og Data. Innkalling og møtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmer på distriktslagets hjemmeside under www.slektogdata.no
Årsmøtets sakliste skal inneholde:
a. Godkjenning av frammøtte medlemmer og fullmakter
b. Valg av møteleder og referent, samt to til å undertegne referatet
c. Styrets beretning om siste års virksomhet
d. Regnskap med revisors beretning
e. Innkomne forslag
f. Neste års budsjett
g. Vedtekter (når dette er aktuelt)
h. Valg av:
- Leder
- Nestleder
- Sekretær
- Kasserer
- 2 styremedlemmer
- 2 varamedlemmer
- Revisor
- Valgkomite på 3 medlemmer
- Valg av representanter med vara til Slekt og Data sitt landsmøte
(I år med landsmøte)
Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for ett annet medlem, for øvrig har de fremmøtte medlemmer en stemme hver. Styret fungerer som fullmaktskomité. Slekt og Data har anledning til å delta på årsmøtet med en representant med talerett.
Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret, eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet distriktslaget skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte.
Dersom distriktslaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i sine egne vedtekter, kan Slekt og Data innkalle til årsmøte.
Referat fra årsmøtet formidles til medlemmene og Slekt og Data sentralt senest en måned etter møtet.
6b. Representantskap
Alternativt kan distriktslaget vedta å etablere et representantskap av lokallag- grupper (se pkt 7) samt representanter for medlemmer uten tilknytning til lokale lag eller grupper.
Vedtak om opprettelse av representantskap vedtas av distriktslagets årsmøte.
Representantskapet velger styre og landsmøterepresentanter, behandler årsrapport og regnskap samt andre saker styret legger fram.
Plassene i representantskapet fordeles til lag/grupper i forhold til antall medlemmer. Etablering av representantskap og regler for sammensetning må godkjennes av styret i Slekt og Data. Dersom det blir opprettet et representantskap har likevel medlemmene i distriktet møte- og talerett på representantskapsmøtene.
7. Lokallag/lokale grupper
Distriktslagene kan opprette og oppta etablerte foreninger og lag som lokale lag. Et lokallag er en selvstendig juridisk enhet med eget valgt styre med ansvar for egen økonomi.
Distriktslaget kan også opprette lokale grupper som er direkte knyttet til distriktslaget. Disse har ikke eget budsjett og er ikke en egen juridisk enhet.
Lokallagets og lokalgruppas navn skal som hovedregel være Slekt og Data (navn på geografisk område for lag/gruppe). De skal bruke Slekt og Data sin felles profilmal. Lokale slektshistorielag som ønsker å slutte seg til Slekt og Data, skal gis mulighet til å beholde det opprinnelige navn og logo. Likevel må det tydelig fremgå at laget er tilsluttet Slekt og Data.
Distriktslaget vedtar retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av Slekt og Datas styre. Slekt og Datas styre skal godkjenne vedtatte retningslinjer og har fullmakt til å utforme nærmere regler for lokallag.
8. Vedtekter
Distriktslagets vedtekter skal være i samsvar med Slekt og Data sine vedtekter. Nødvendige navneendringer i tråd med landsmøtevedtak i Slekt og Data krever ikke vedtektsendring vedtatt av årsmøte.
Forslag til vedtektsendringer skal alltid følge innkallingen til årsmøtet. Vedtektsendringer vedtas av årsmøtet med minst 2/3 flertall. Før vedtektsendringer trer i kraft må de godkjennes av styret i Slekt og Data.
9. Opphør av distriktslaget.
Slekt og Data Østfold kan oppløses ved forslag fremsatt og vedtatt på et årsmøte og uforandret, fremlegt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst 3/4 av de fremmøtte medlemmer tilknyttet distriktslaget på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene. I slike avstemminger godtas ikke fullmakter.
Ved oppløsning forvalter Slekt og Data distriktslagets eiendeler.
