Formål og vedtekter - Slekt og Data Vestfold
Organisasjonens formål er å skape møteplasser og tjenester for alle som er interessert i person- og slektshistorie og gjennom dette tilrettelegge for at disse historiene blir funnet, bevart og formidlet. Vi skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for vår identitet og kulturarv.
Vedtekter for Slekt og Data Vestfold
Vedtatt på stiftelsesmøtet 2. mars 1995
Revidert 25. februar 2003, 21. mars 2012, 21. mars 2013 og 15. september 2016
1. Navn
Distriktslagets navn er Slekt og Data Vestfold og er et distriktslag av Slekt og Data.
Distriktslaget bruker samme logo og skrifttype som Slekt og Data.
Distriktslaget skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene og det skal være en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer.
2. Formål
Organisasjonens formål er nedfelt i Slekt og Data sine vedtekter paragraf 2.
Distriktslagets skal gi medlemmene i distriktet tilbud og tjenester ved å:
• skape et lokalt forum for slekts- og personhistorie hvor databehandling og Internett brukes som hjelpemiddel.
• spre kunnskap om dette og for øvrig stimulere slektsforskning i sitt område.
• organisere og koordinere medlemmenes arbeid i forbindelse med databehandling av genealogisk kildemateriale, samt å stimulere slikt arbeide.
Lokallaget kan opprette lokale grupper. Gruppens navn skal alltid være Slekt og Data <gruppenavn> med samme logo og skrifttype som foreningens. Det skal alltid angis at det er en gruppe tilknyttet Slekt og Data. Lokallaget vedtar retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av Slekt og Datas styre. Slekt og Datas styre skal godkjenne vedtatte retningslinjer.
Distriktslaget er nøytralt i forhold til religion og politikk. Distriktslaget har ingen økonomiske interesser i maskin- eller programvare.
3. Medlemskap
Medlemskap i Slekt og Data kan kun tegnes av privatpersoner. Medlemmet blir automatisk tilknyttet det distriktslaget som dekker medlemmets bostedsadresse.
4. Kontingent Medlemskontingenten i Slekt og Data kreves inn sentralt. Distriktslaget får overført midler basert på antall betalende medlemmer tilknyttet distriktslaget. Reglene for dette fastsettes av Slekt og Data sitt landsmøte.
5. Styret
Slekt og Data Vestfold ledes av et styre med leder og minst 4 medlemmer.
I tillegg kan det velges varamedlemmer
Leder velges ved særskilt valg. Gjenvalg kan finne sted. Alle valg skjer med en funksjonstid på 2 år, unntatt leder som velges for 1 år av gangen. Minst to styremedlemmer velges det ene året, de øvrige styremedlemmer velges det andre året.
Styret konstituerer seg selv med nødvendige funksjoner som nestleder, kasserer, sekretær o.l.
Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.
Over styrets forhandlinger skal det føres protokoll. Styret skal sørge for betryggende arkivering av distriktslagets materiale.
6a. Årsmøtet
Distriktslagets virksomhet følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned og kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget med minst 6 ukers varsel.
Forslag/saker som medlemmer tilknyttet distriktslaget ønsker behandlet på årsmøtet, må være styret i hende minst 4 uker før årsmøtet. Innkalling med møtedokumenter gjøres kjent for medlemmene minst 2 uker før årsmøtet. Samtidig sendes disse dokumentene til Slekt og Data. Innkalling og møtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmer på distriktslagets hjemmeside under www.disnorge.no.
Årsmøtets saksliste skal inneholde:
a. Godkjenne frammøtte representanter og registre fullmakter
b. Valg av møteleder og referent, samt to til å undertegne referatet
c. Styrets beretning om siste års virksomhet
d. Regnskap med revisors beretning
e. Innkomne forslag
f. Neste års budsjett
g. Vedtekter (når dette er aktuelt)
h. Valg av:
- leder
- styremedlemmer/vara-medlemmer
- revisor
- valgkomité på 2-3 medlemmer
- valg av representanter med vara til Slekt og Data sitt landsmøte (i år med landsmøte)
Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for 1 annet medlem, for øvrig har de fremmøtte 1 stemme hver. Styret fungerer som fullmaktskomité.
Slekt og Data har anledning til å delta på årsmøtet med en representant med talerett.
Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret, eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet distriktslaget skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte. Dersom distriktslaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i sine egne vedtekter, kan Slekt og Data innkalle til årsmøte.
Referat fra årsmøtet formidles til medlemmene og Slekt og Data senest 1 måneder etter møtet.
6b. Representantskap
Alternativt kan distriktslaget vedta å etablere et representantskap av lokallag og lokale grupper (se pkt 7) samt representanter for medlemmer uten tilknytning til lokale lag eller grupper.
Vedtak om opprettelse av representantskap vedtas av distriktslagets årsmøte.
Representantskapet velger styre og landsmøterepresentanter, behandler årsrapport og regnskap samt andre saker styret legger fram.
Plassene i representantskapet fordeles til lag/grupper i forhold til antall medlemmer. Etablering av representantskap og regler for sammensetning må godkjennes av styret i Slekt og Data. Dersom det blir opprettet et representantskap har likevel medlemmene i distriktet møteog talerett på representantskapsmøtene.
7. Lokallag/grupper
Distriktslagene kan opprette og oppta som medlemmer etablerte foreninger og lag som lokale lag. Et lokallag er en selvstendig juridisk enhet med eget valgt styre med ansvar for egen økonomi.
Distriktslaget kan også opprette lokale grupper som er direkte knyttet til distriktslaget. Disse har ikke eget budsjett, og er ikke en egen juridisk enhet.
Lokallagets og lokalgruppas navn skal som hovedregel være Slekt og Data og geografisk område for lag/gruppe. De skal benytte samme logo og skrifttype som Slekt og Data anvender.
Lokale slektshistorielag som ønsker å slutte seg til Slekt og Data skal gis mulighet til å beholde det opprinnelige navn og logo. Likevel må det tydelig fremgå at laget er tilsluttet Slekt og Data.
Distriktslaget vedtar retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av Slekt og Datas styre. Slekt og Datas styre skal godkjenne vedtatte retningslinjer.
Styret i distriktslaget har fullmakt til å utforme nærmere regler for lokallag.
8. Vedtekter
Distriktslagets vedtekter skal være i samsvar med Slekt og Data sine vedtekter.
Forslag til vedtektsendringer skal alltid følge innkallingen til årsmøtet. Vedtektsendringer vedtas av årsmøtet med minst 2/3 flertall. Før vedtektsendringer trer i kraft, må de godkjennes av styret i Slekt og Data.
9. Opphør av lokallaget
Slekt og Data Vestfold kan oppløses ved forslag fremsatt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlagt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst 3/4 av de fremmøtte medlemmer tilknyttet distriktslaget på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning.
Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene. I slike avstemminger godtas ikke fullmakter.
Ved oppløsning forvalter Slekt og Data distriktslagets eiendeler.
